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正大光明 跨地區的多院區如何進行統一管理
正大光明眼科集團前身是濰坊眼科醫院，成立于1999年，歷經25年的發展和積淀，發展成為在國內具有一定影響力，集醫療、教學、科研、公益于一體的醫療健康管理集團。 目前集團擁有18家專業眼科醫院，2家健康管理醫院，20+視光中心，除此之外還有多家醫院正在籌建中。隨著醫院的全面轉型和戰略部署升級，開啟了眼科全產業鏈、大健康產業、醫教融合和互聯網醫療等多元化發展之路。 集團始終致力于人才的培養和專業技術的提升，凝聚和培養一批醫術精湛、心懷仁愛的眼科專家和醫生團隊。目前，擁有員工1000余名，其中高級職稱50名，研究生導師18名，碩士、博士100余名。同時也是青島大學醫學部、濱州醫學院及濰坊醫學院臨床教學基地、研究生培養基地，是山東省衛生與健康新技術培訓基地，是住院醫師規范化培訓基地。為更好地服務于百姓，提供高品質、多層次及個性化的服務，集團醫療技術和設備與國內、國際先進水平保持同步，擁有十五大診療中心，成為眼科各亞專業齊備的醫療機構。
需求洞察 行業市場需求上升，是機遇更是挑戰
隨著國內近視患者人數的持續增長，正大光明眼科集團迎來了高速發展，企業根據業務需求，實施了包括財務、HIS、釘釘、地緯、鵬升等多套管理系統。雖然能夠滿足各院區各部門的業務需求，但卻不能達成組織部門間的業務協同，需要人工進行信息傳遞，企業協作效率無法提升，進行業務協同統一成為了運營管理改善的關鍵。
01 多個院區財務基礎數據不統一 院區科目不一致，核算維度不同，匯總時無法合并，需要線下二次整理，延誤報表生成時間，管理難度提升。
02 審批采用線下模式 費用報銷采用線下模式，審批時間長，領導出差后無法及時審批，報銷人員不滿。人工核驗發票，容易產生重復報銷，虛假錯票問題可能造成稅務風險。費用報銷的業務單據需要財務人員手工生成憑證，每月需要完成重復工作。
03 數據孤島，內部溝通效率低下 企業內部多套系統信息傳遞需要人工先行導出，進行初步整理后使用EXCEL傳遞傳遞，經常出現信息傳遞延時、錯誤等問題，一筆業務需要不同系統中錄入多次嚴重影響工作效率，造成勞動力損耗。財務人員根據導出的excel錄入憑證，費時費力。
04 財務集團管控不強，各院區各自為政 薪酬、預算均由各院區財務線下統計，集團無法進行管控，只能看到最終數據，薪酬核算出現一人在多院區發放工資，同名同姓者工資發放錯誤問題。預算出現預算數據不準確，并且因為沒有原始數據而無法進行核對的問題。
解決方案 集成、協同、內控、預測，全面提升數字化協同與管控能力
正大光明眼科集團信息化項目于2018年12月正式啟動，主要由財務部門進行牽頭，其他部門進行合作，初暉金蝶交付團隊負責實施開發，共同組成信息化項目組。目的是以金蝶云·星空企業版為核心搭建一個集團統一化管理、審批流程貫通的信息化平臺， 2019年6月實現項目首期上線。之后依次上線費用報銷發票云（2022年），業務系統開發集成與薪酬績效項目（2023年6月），預算管控項目（2023年12月）。本次信息化項目建設從財務、費用、薪酬、預算出發，遵循踐行“五大能力”目標，以集團管控能力、業財融合能力、人資管理能力、財務分析能力、數據采集能力原則全面提升正大光明眼科集團的跨部門協同能力和管控能力，實現業務流程規范化。 01 統一梳理財務基礎數據，支撐各院區各公司合規經營和集團報告及時出具 實施財務模塊時，對當前存在的院區組織已有的科目進行收集整理，根據實際情況，制定統一的科目。對整個集團的科目與維度進行統一之后，由集團進行統一管理，不允許下級組織新增更改科目和修改核算維度，若有需要，報備到集團，由集團審核后新增并且分配，各院區無權進行新科目的增添改刪。 采用多組織模塊，根據需求與已有的報表，金蝶實施人員制定集團財務報表統一模板，使得各院區與集團能夠及時準確的出具財務報表。將原先每月3號至4號才能出具的報表提前，每月1號就能出具。
02 審批改用線上模式 審批改用線上模式，填報人通過移動端實現費用提報，審批人通過移動端進行費用審批，同時使用發票云，對發票進行查重較驗。 眼科集團原先的審批費用報銷大部分采用線下審批或者釘釘審批，如果領導出差會耽誤整個審批流程，且費用報銷完成之后，財務人員通過業務單據，進行手工制單。金蝶團隊通過金蝶云星空實現了審批流的搭建，經過近兩個月的測試，審批流程無誤。 審批全程歸集為線上報銷，并且與移動辦公端進行集成打通，提報人員可以在移動端提報費用報銷單后，并且能夠在線上及時的看到當前審批節點。領導也可以在移動端進行審批，不受時間地點的影響。 發票云與費用報銷進行，對發票進行查重較驗，制定憑證模板，財務人員可以根據費用報銷單直接生成憑證，減少財務人員的工作量。
03 各系統集成，打破數據孤島 金蝶團隊根據眼科集團的財務人員的憑證制單習慣，對集團內部存在的HIS、地緯、鵬升、釘釘等系統進行數據的推送與采集，制定好采集與推送的時間，將其他業務系統的業務數據統一集成到金蝶云星空中形成報表，財務人員可以直接在金蝶系統中查詢業務數據，然后通過設置好的憑證模板，實現業務單據直接生成財務會計憑證，實現財務，業務數據的統一。提升財務人員憑證制單準確率。 04 通過統一的平臺，對薪酬核算，預算等環節進行集團管控提升 加大集團薪酬管理部權限，在金蝶云·星空上開發績效薪酬功能，每個月院區財務填報各部門效益，各院區院長，部門經理對各自院區員工進行績效打分，根據集團薪酬人員制定的效益分配比例分配績效。 使用金蝶云·星空預算模塊，實現了收入預算、支出預算、費用預算與資金預算的管控，部門填報人員通過統一的預算填報模板，進行預算填報；財務人員根據統一的預算匯總模板進行預算匯總與預算管控，集團預算管理人員進行后期的預算分析和預算調整。預算項目做出9張報表，包含全集團預算明細表，全集團預算分析表，全集團收支表，全集團現金流明細表，全集團資金匯總表，全集團現金流分類表，全集團預算分類表，總部部門財務分類表，預算累計完成情況表。 數字化轉型價值 數字化轉型助力正大光明管理提升
交付價值： 將原先各院區公司各自的財務基礎資料由集團統一添加分配，杜絕出現各院區財務私自添加科目維度的現象出現，使得財務報表能在每月1號最晚2號及時出具；標準統一后，對13條主業務流程進行梳理、匯總，并通過預算管控的方式，盡量減少人工統計的工作量與簡化事中審批的環節。 將原先各院區公司的預算統一由集團進行管控，預算系統上線前數據由各院區財務提供，沒有歷史數據，數據正確性不清楚，預算主任匯總麻煩，預算管理系統上線后，3號便可以出具預算相關8張報表，且能及時發現數據不準確的地方進行核驗。在保持原有人員不變的情況下，每天業務處理量增加10%，同時患者的滿意度回訪，滿意度提高15%。 將原先各院區公司雜亂的績效管理集中到集團進行管理，以工資為例，績效改革前集團統計工資績效速度慢，8號發工資會拖延到15號甚至16號，通過金蝶團隊對績效項目的實施，開發集團、院區與部門的績效打分系統，配合開發的工資報表能保證工資在7號算出，8號準時完成發放； 收益價值： 將原有的線下審批，統一通過金蝶歸集為線上審批，并且與移動端集成。原先費用報銷單據平均每日20條左右，平均審批時間5天以上；現在每日費用報銷單據旺季50條左右，淡季20條左右，平均審批時間3天以內。單據量提升了50%，審批效率提升了40%。 通過云星空ERP為底座，貫穿整個業務流程，打通東華HIS、鵬升、地緯等智能系統之間的聯通，杜絕企業內部多套系統業務信息依靠人工和EXCEL傳遞的現狀，減少出現信息傳遞延時、錯誤等問題，一筆業務只需要在一套系統中錄入，業務報表數據統一推送或者抽取，財務報告數據統一自動出具。
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